الشروط التي يجب أن تتوفر في نظام إدارة المطاعم والمقاهي والكافتريات

كتب: محمد معتصم إبراهيم.

لم تعد جودة الطعام وسرعة تقديم الخدمات فقط معيارا للنجاح في عالم الضيافة اليوم، بل أصبح نظام إدارة المطاعم والمقاهي والكافتريات عنصرا مهما يسهل العمل ويوفر السلاسة في التعامل مع الرواد والزبائن.

لقد أصبح تحسين تجربة الزبون وصناع الانطباع الجيد من أوجه الاستثمار النشطة، والتي تجد حظا كبيرا من جانب المستثمرين.

لهذا فإن اختيار النظام المناسب لإدارة المطاعم والمقاهي والكافتريات يحتاج إلى معرفة دقيقة بالمزايا التي يجب أن يوفرها تجويدا للإدارة، وتسهيلا للحسابات وتحسينا لتجربة الزبون.

واجهة نظام إدارة المطاعم والمقاهي والكافتريات

من أهم ما يجب الانتباه إليه عندما نكون بصدد اختيار نظام إدارة المطاعم والمقاهي والكافتريات هو اختيار واجهة المستخدم البسيطة و ذات الاستجابة السريعة، و التي تمكن المستخدم من التنقل بين القوائم وتسجيل الطلبات بسهولة ويسر.

عندما نحسن اختيار واجهة المستخدم نضمن أن فريق العمل يكون سريعا في تسجيل الطلبات، وقليل الأخطاء في التعامل مع النظام، خاصة في أوقات ذروة العمل عندما يكون المطعم ممتلئا بالرواد والزبائن.

سرعة ودقة نظام الإدارة

أبرز ما يجب أن يتميز به نظام إدارة المطاعم والمقاهي والكافتريات هو سرعة تسجيل الطلبات والإرسال الفوري إلى المطبخ، مما يمكن من إنجاز الطلبات في وقت قياسي.

وتكتسب سرعة النظام هنا أهميتها لارتباطها بتقييم تجربة الزبون، فكلما أنجز طلبه بسرعة كان ذلك في رصيد المنشأة أو المطعم، وبالطبع كلما زاد وقت الانتظار كلما كان تقييم المطعم أقل في تجربة الزبون.

إدارة المخزون آليا

إدارة المخزون آليا في المطاعم من الأمور المهمة حتى لا يضطر المستثمر إلى تعيين موظف يقوم بالدور بينما يستطيع نظام إدارة المطاعم والمقاهي والكافتريات القيام بذات الدور.

يجب أن تتوفر في النظام إمكانية تحديث الكميات بشكل تلقائي بعد انقضاء كل طلب، وإرسال إشعارات فورة عندما تنخفض مخزونات المواد أو اقتراب تاريخ انتهاء صلاحيتها.

أداء النظام لهذه المهمة بكفاءة يجنب مدير المطعم الإشكالات الناتجة عن الاكتشاف المفاجئ لنفاد المواد المهمة والتي يعتمد عليها المطعم في تنفيذ الطلبات.

دعم نظم الدفع المتعددة

في عالم اليوم أصبح مهما، بل شرطا من شروط النجاح أن يدعم نظام إدارة المطاعم والمقاهي والكافتريات طرق الدفع المتعددة، فمع تنوع طرق الدفع اليوم تنشأ الحاجة الملحة لذلك.

يجب أن يدعم النظام بطاقات الائتمان، والدفع النقدي، والمحافظ الإلكترونية، لأن ذلك يحسن كثيرا من تجربة الزبون ويمنحه الراحة، ويعبر عن جودة الخدمات المقدمة من خلال المنشأة.

التقارير المحاسبية والإدارية

من أكبر مهام نظام إدارة المطاعم والمقاهي والكافتريات تقديم التقارير اليومية والأسبوعية حول المبيعات وبياناتها، والأرباح، والأصناف ذات الطلب العالي، وأداء العاملين.

هذه البيانات الدقيقة والمهمة هي الأساس الذي تنطلق منه الإدارة لاتخاذ القرارات السليمة المبنية على البيانات والحقائق والأرقام.

ولا يعتبر النظام فعالا إلا إذا كان بمقدوره تقديم التقارير التي تساعد الإدارة في عملها وتطوير العمل وزيادة الأرباح.

علاقة النظام بمنصات طلبات التوصيل

نحتاج دائما إلى تكامل نظام إدارة المطاعم والمقاهي الكافتريات مع منصات التوصيل السريع العاملة في المنطقة.

يجب أن يتم ذلك بصورة سهلة وسلسة حتى لا نخسر المبيعات الخارجية للمنشأة والتي قد تشكل قدرا كبيرا من نسبة المبيعات الكلية.

قد يكون حجم الطلبات الخارجية للمطعم أكبر في بعض الأحيان من حجم طلبات الرواد الذين يحضرون بأنفسهم إلى المطعم.

حماية بيانات العمل

عند اختيار نظام الإدارة يجب أن نضع في الحسبان ضرورة تميز النظام بتقنيات تشفير البيانات، ووجود صلاحيات محددة لكل مستخدم، وذلك من أجل حماية المعلومات المالية، والبيانات الخاصة بالعملاء والمبيعات.

العمل في حالة انقطاع شبكة الإنترنت

لسبب أو آخر تنقطع شبكة الإنترنت، ولهذا فإن وجود ميزة Offline Mode في نظام إدارة المطاعم والمقاهي والكافتريات مهم جدا.

يمكن ذلك من مواصلة الخدمة وعدم توقفها حال توقف شبكة الإنترنت، ومزامنة البيانات عند عودتها.

الدعم الفني والتحديثات

ليس من الحكمة اختيار نظام تشغيل وإدارة جامد أو لا يحصل على ترقيات، فالأنظمة الإلكترونية لا بد أن تكون حاصلة على الدعم الفني السريع والذي يضمن حل المشكلات في لحظة حدوثها دونما اضطرار على التوقف وتعطيل العمل.

التحديثات تفيد دائما في تحسين الأنظمة والتطبيقات من حيث الأدوات والأمان.

قابلية تخصيص النظام

لا تتشابه المطاعم والمقاهي في طبيعة عملها، فلكل منها طبيعته الخاصة، ولهذا فإن اختيار نظام إدارة قابل للتخصيص من الأمور المهمة لكي يتناسب واحتياجات إدارة المنشأة.

خاتمة

لا يمكن اختيار نظام إدارة المطاعم والمقاهي والكافتريات بناءا على عروض وكلاء الشركات المروجة للأنظمة فقط، إنما بناءا على مدى توفيره لما شرحنا من ميزات وفوائد.

ذلك لأن اختيار النظام المناسب هو خطوة مهمة وحاسمة في سبيل تنظيم العمل وتحسين الأرباح والحصول على رضا الزبون الذي هو أساس العملية برمتها.